Pengantar Bisnis (Tugas minggu ke 4)

1. Manajemen kantor dan Informasi

•  Definisi Tata Kerja

Tata kerja  adalah pembentukan sebuah strutur kerja yang disusun dengan membentuk badan utama yang bertugas membuat skat-skat bagian dari sebuah organisasi atau anggota kelompok. Yang bertujuan untuk mencari jalan menyelesaikan suatu pekerjaan se-efisien mungkin dengan mempertimbangkan beberapa faktor seperti: tujuan kerja, fasilitas, tenaga kerja, waktu kerja, dan lain-lain yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut.

• Prosedur Kerja

Pengertian prosedur kerja adalah rangkaian tata pelaksanaan kerja yang di atur secara berurutan, sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

• Pedoman Kerja

Pedoman kerja artinya adalah sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dan sebagainya. Pedoman kerja bisaa diartikan sebagai penyanggah atau pelengkap dari aturan kerja yang ada di dalam sebuah perusahaan.

• Cara Menyusun Buku Pedoman Kerja

Menurut saya pribadi cara menyusun buku pedoman kerja dilakukan dengan merumuskan beberapa hal penting yang perlu di buat untuk kriteria menjadi seorang pegawai sebuah kantor dan kebijakan yang lain di luar dari aturan kerja. Dilakukan sebuah penetapan untuk sebuah pegawai agar menjadi sebuah pedoman dalam menjalani pekerjaan di perusahaan tersebut.

• Manfaat ditetapkannya Tata kerja, Prosedur Kerja dan Buku pedoman kerja

Manfaat adanya tata kerja, system kerja, dan procedure kerja adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
6. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya
7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja

2. Kualifikasi dan kebutuhan Sekertaris dalam Bisnis

•  Pentingnya Sekertaris dan bisnis

Peran sekretaris sangat penting dalam membantu kelancaran kegiatan bisnis pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjan atasn yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :

1.      Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang menyiapakn mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya
2.      Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.
3.     Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.

• Kualifikasi Sekertaris

1. Syarat Kepribadian

            Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

• Harus bersikap mawas diri
• Bersikap ramah
• Sabar
• Simpati
• Penampilan diri yang baik
• Pandai bergaul
• Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
• Dapat bijaksana terhadap orang lain
• Memiliki ingatan yang baik
• Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

    2. Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu: 

• Syarat pengetahuan umum.

     Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami bahasa  Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa Asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

• Syarat pengetahuan khusus

       Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

      Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

• Mampu menyusun laporam
• Mampu berkorespondensi
• Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
• Teknik tata penyimpanan arsip
• Teknik berkomunikasi dengan telepon
• Menulis cepat dengan steno
• Teknik mengetik surat

4. Syarat Praktik

       Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata Usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain. 

 
REFERENSI :

Link 1 
Link 2 
Link 3 
Link 4
Link 5

Pengertian Struktur Organisasi serta jenis Struktur Organisasi

Pengertian Organisasi

   Pengertian organisasi adalah perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu. Organisasi biasanya memanfaatkan suatu sumber daya tertentu misalnya lingkungan, cara atau metode, material, mesin, uang, dan beberapa sumberdaya lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut. Orang orang yang terkumpul dalam sebuah organisasi sepakat untuk mencapai tujuan tertentu melalui sumber daya secara sistematis dan rasional yang terkendali dan adanya pemimpin organisasi yang akan memimpin operasional organisasi dengan terencana. Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut :

1.  Organisasi Menurut Stoner, Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan  manajer mengejar tujuan bersama.
2. Organisasi Menurut James D. Mooney, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard, Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

 Kalau menurut saya sendiri, organisasi adalah kumpulan orang yang berkumpul dengan memiliki tujuan yang sama, dan saling membantu untuk memenuhi tujuannya tersebut.

Bentuk bentuk struktur organisasi

Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Organisasi Garis/ Lini 

adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol 

Ciri-Ciri :

1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

3.      Jumlah karyawan sedikit

4.      Sarana dan alatnya terbatas

5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

6.      Organisasi kecil

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

2.      Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

3.      Proses decesion making berjalan cepat

4.      Disiplin dan loyalitas tinggi

5.      Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

2)      Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

3)      Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

4)      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

   2.      Organisasi Lini dan Staf

 Adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :

1.      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

2.      Karyawan banyak

3.      Organisasi besar

4.      Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

              a.       Personel lini

              b.      Personel staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada pembagian tugas yang jelas

2)      Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

3)      Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

4)      Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

5)      Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

2)      Proses decesion makin berliku-liku

3)      Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

4)      Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

 3.      Organisasi Fungsional

Diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut.

Ciri :

1.      Organisasi kecil

2.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

3.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

5.      Pengawasan dilakukan secara ketat

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1.  Program tearah, jelas dan cepat
2. Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuaiKenaikan pangkat pejabat fungsional cepat
3. Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik
4. Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baikSolidaritas antar anggota yang tinggi
5. Moral serta disiplin keija yang tinggi
6. Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik
7. Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
8. Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
9. Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1.  Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2.  Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit         dilaksanakan
3. Insiatif perseorangan sangat dibatasi
4. Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu
5. Menekankan pada rutinitas tugas – kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
6. Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
7. Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
8. Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

1.      Lingkungan stabil

2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional

4.      Organisasi Lini dan Fungsional

Adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

Ciri :

1. Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan
2. Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional
3. Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon
4. Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas
5. Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan
6. Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif
7. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama
8. Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Solodaritas tinggi

2)      Disiplin tinggi

3)      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

4)      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

5)      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

6)      Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

7)      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang 

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:

1.  Kurang fleksibel dan tour of duty
2. Spesialisasi memberikan kejenuhan
3. Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi
4. Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain
5. Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja
6. Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional

5.      Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan. Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan. Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak 

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

Gambar struktur organisasi Matrix

 6.      Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

1.      Executive Committe (Pimpinan komite)

 yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

2.      Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

2)      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

3)      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Proses decesion making sangat lamban

2)      Biaya operasional rutin sangat tinggi

3)      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

 Perbedaan antara struktur Organisasi garis, garis dan staff, serta fungsional.

 Perbedaan anara struktur Organisasi garis dan struktur organisasi Garis dan staff serta fungsional adalah Organisasi lini itu berbentuk seara Vertikal dari atas kebawah seperti pemberian tugas dari pemimpin kepada bawahannya. Sedangkan organisasi fungsional adalah suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Serta ada satu lagi organisasi yang mencakup atau memuat kedua konsep dari organisasi lini dan fungsional,yaitu organisasi garis dan staff.  Jadi dapat diartikan kalau setiap struktur mempunyai pengertian yang berbeda dengan yang lain dan ada juga struktur yang menggabungan kedua struktur lainnya menjadi satu(struktur organisasi garis dan staff).

Alasana timbulnya organisasi informal di dalam perusahaan.

Penegertian Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Organisasi Informal dalam perusahaan

Organisasi informal ini keberadaannya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama anggota dalam organisasi formal (perusahaan). Organisasi informal merupakan organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur organisasi. Organisasi ini juga terjadi karena adanya komunikasi antar sesama karyawan yang dengan cepat menyebarkan melalui desas-desus dari mulut ke mulut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan, salah, kurang tepat maupun merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar. Untuk itulah organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau setiap atasan harus bisa menggunakan segi positif keberadaan organisasi informal ini terutama dalam menyampaikan perintah. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

Penyebab munculnya organisasi informal

Pada dasarnya semua individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya atau dengan kata lain manusia tidak pernah puas, jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut tidak dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Dan sumber itu ialah organisasi informal. Dan biasanya organisasi informal muncul dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

Sifat-sifat organisasi informal

1. Hubungan yang terjadi secara spontan dan tidak terorganisir
2. Kepemimpinan ada diantara dua pilihan antara formal dan tidak formal
3. Tidak bertumpu pada pengendalian manajemen seperti pada organisasi formal

Kelebihan dan kekurangan organisasi informal

Kelebihan

• - Memberi dukungan terhadap tujuan organisasi
• - Melengkapi perusahaan dengan jalur komunikasi tambahan
• - Alat pemuas kepentingan social yaitu sebagai pemersatu dan memberi ketenangan bagi individu
• - Kompensasi bagi manager yang kurang memilki kapabilitas

Kekurangan

• - Kabar angin yang beredar bisa mengakibatkan hal yang negative, akibat yang paling fatal adalah pecahnya organisasi
• - Daya tahan terhadap perubahan, apalagi jika organisasi tidak siap berubah
• - Penyesuaian kelompok(akan jadi pengganggu jika standar kelompok lebih rendah dari organisasi formal, karena akan menurunkan kualitas dari organisasi formalnya

Referensi : 

Refernsi 1

Referensi 2

Referensi 3