Pengantar Bisnis (Tugas minggu ke 4)

1. Manajemen kantor dan Informasi

•  Definisi Tata Kerja

Tata kerja  adalah pembentukan sebuah strutur kerja yang disusun dengan membentuk badan utama yang bertugas membuat skat-skat bagian dari sebuah organisasi atau anggota kelompok. Yang bertujuan untuk mencari jalan menyelesaikan suatu pekerjaan se-efisien mungkin dengan mempertimbangkan beberapa faktor seperti: tujuan kerja, fasilitas, tenaga kerja, waktu kerja, dan lain-lain yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut.

• Prosedur Kerja

Pengertian prosedur kerja adalah rangkaian tata pelaksanaan kerja yang di atur secara berurutan, sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

• Pedoman Kerja

Pedoman kerja artinya adalah sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dan sebagainya. Pedoman kerja bisaa diartikan sebagai penyanggah atau pelengkap dari aturan kerja yang ada di dalam sebuah perusahaan.

• Cara Menyusun Buku Pedoman Kerja

Menurut saya pribadi cara menyusun buku pedoman kerja dilakukan dengan merumuskan beberapa hal penting yang perlu di buat untuk kriteria menjadi seorang pegawai sebuah kantor dan kebijakan yang lain di luar dari aturan kerja. Dilakukan sebuah penetapan untuk sebuah pegawai agar menjadi sebuah pedoman dalam menjalani pekerjaan di perusahaan tersebut.

• Manfaat ditetapkannya Tata kerja, Prosedur Kerja dan Buku pedoman kerja

Manfaat adanya tata kerja, system kerja, dan procedure kerja adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
6. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya
7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja

2. Kualifikasi dan kebutuhan Sekertaris dalam Bisnis

•  Pentingnya Sekertaris dan bisnis

Peran sekretaris sangat penting dalam membantu kelancaran kegiatan bisnis pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjan atasn yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :

1.      Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang menyiapakn mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya
2.      Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.
3.     Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.

• Kualifikasi Sekertaris

1. Syarat Kepribadian

            Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

• Harus bersikap mawas diri
• Bersikap ramah
• Sabar
• Simpati
• Penampilan diri yang baik
• Pandai bergaul
• Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
• Dapat bijaksana terhadap orang lain
• Memiliki ingatan yang baik
• Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

    2. Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu: 

• Syarat pengetahuan umum.

     Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami bahasa  Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa Asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

• Syarat pengetahuan khusus

       Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

      Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

• Mampu menyusun laporam
• Mampu berkorespondensi
• Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
• Teknik tata penyimpanan arsip
• Teknik berkomunikasi dengan telepon
• Menulis cepat dengan steno
• Teknik mengetik surat

4. Syarat Praktik

       Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata Usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain. 

 
REFERENSI :

Link 1 
Link 2 
Link 3 
Link 4
Link 5